Jesień to dla wielu firm czas konferencji, spotkań sprzedażowych, premier nowych projektów, podsumowań wyników i planowania kolejnych miesięcy. Problem w tym, że nawet najlepiej przygotowana część merytoryczna może stracić na wartości, jeśli wydarzenie jest zbyt długie, monotonne albo nie daje uczestnikom przestrzeni do rozmowy. Dlatego coraz częściej konferencja firmowa nie kończy się wraz z ostatnią prezentacją. Dobrze zaprojektowane wydarzenie łączy część biznesową z integracją, networkingiem i mniej formalnym spotkaniem.
Konferencja nie musi oznaczać całego dnia prezentacji
Jednym z najczęstszych błędów jest próba zmieszczenia zbyt wielu wystąpień w jednym harmonogramie. Kilka godzin prezentacji, nawet wartościowych, potrafi skutecznie obniżyć koncentrację uczestników. Zamiast dodawać kolejne punkty programu, lepiej zastanowić się, które informacje rzeczywiście wymagają prezentacji na scenie, a które można przekazać w inny sposób. Dobrze zaplanowana konferencja powinna mieć wyraźny rytm. Krótsze bloki merytoryczne można przeplatać przerwami, rozmowami, aktywnościami albo elementami angażującymi uczestników. Dzięki temu wydarzenie nie przypomina wielogodzinnego szkolenia, a uczestnicy zachowują energię również na późniejszą część dnia.
Najpierw trzeba określić cel spotkania
Konferencja dla pracowników, spotkanie dla partnerów biznesowych i wydarzenie skierowane do klientów mogą wyglądać zupełnie inaczej. Dlatego przed wyborem sali, sceny czy atrakcji warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań. Czy głównym celem jest przekazanie wiedzy? Czy firma chce przedstawić nową strategię? Czy ważniejsze jest zbudowanie relacji z partnerami? A może wydarzenie ma jednocześnie podsumować wyniki i zintegrować pracowników? Od odpowiedzi zależy cały scenariusz. W jednym przypadku najważniejsze będą prezentacje i panel dyskusyjny, w innym networking, a w jeszcze innym część wieczorna.
Integracja może być naturalnym przedłużeniem konferencji
Nie zawsze trzeba organizować osobny event integracyjny. Często lepszym rozwiązaniem jest połączenie obu funkcji w jednym wydarzeniu. Po zakończeniu części konferencyjnej uczestnicy mogą przejść do kolacji, bankietu, wieczoru tematycznego albo mniej formalnego spotkania. Takie rozwiązanie ma kilka zalet. Przede wszystkim uczestnicy są już na miejscu, znają temat wydarzenia i mieli okazję spędzić ze sobą kilka godzin. Część integracyjna daje im możliwość kontynuowania rozmów w znacznie swobodniejszej atmosferze. To szczególnie ważne w przypadku zespołów pracujących hybrydowo, firm posiadających kilka oddziałów albo wydarzeń, podczas których spotykają się ludzie, którzy na co dzień komunikują się głównie przez telefon, e-mail czy komunikatory.
Networking potrzebuje odpowiedniej przestrzeni
Samo wpisanie do harmonogramu „networking 30 minut” nie gwarantuje, że uczestnicy rzeczywiście zaczną budować relacje. Znaczenie ma układ przestrzeni, atmosfera i program wydarzenia. Jeśli każda minuta konferencji jest dokładnie zaplanowana, uczestnicy nie mają czasu na rozmowy, które często okazują się jednym z najważniejszych elementów spotkania. Z drugiej strony zbyt długa przerwa bez żadnej struktury również nie zawsze działa. Dobrym rozwiązaniem może być stworzenie miejsc sprzyjających rozmowie, odpowiednio zaplanowane przerwy, wspólny posiłek albo aktywność, która naturalnie pomaga uczestnikom rozpocząć kontakt.
Technika powinna wspierać program, a nie go dominować
Scena, nagłośnienie, ekrany, oświetlenie i multimedia są ważną częścią konferencji, ale ich zadaniem jest wspieranie przekazu. Nawet efektowna oprawa nie uratuje wydarzenia, którego program został źle zaplanowany. Z drugiej strony problemy techniczne mogą skutecznie zepsuć odbiór nawet bardzo dobrych wystąpień. Niesprawny mikrofon, niewidoczna prezentacja, opóźnienia czy brak odpowiedniego oświetlenia sceny szybko odciągają uwagę od treści. Dlatego kwestie techniczne warto planować równolegle ze scenariuszem wydarzenia. Znaczenie ma liczba uczestników, układ sali, sposób prowadzenia prezentacji, liczba prelegentów i charakter części wieczornej.
Nie każdy uczestnik chce angażować się w ten sam sposób
Podobnie jak podczas imprez integracyjnych, także konferencja powinna uwzględniać różne typy uczestników. Jedni chętnie zabierają głos podczas dyskusji, inni wolą słuchać. Część osób dobrze odnajduje się podczas dużych aktywności grupowych, a inni najlepiej budują relacje podczas spokojnej rozmowy. Dlatego warto unikać programu, który wymusza identyczny poziom zaangażowania od wszystkich. Dobre wydarzenie daje uczestnikom różne możliwości uczestnictwa i nie sprawia, że część z nich czuje się niekomfortowo.
Co sprawia, że uczestnicy zostają do końca?
Nie jedna spektakularna atrakcja, ale dobrze zaprojektowany rytm wydarzenia. Uczestnik powinien wiedzieć, czego może spodziewać się w kolejnych godzinach, a program powinien dostarczać mu różnych bodźców: wiedzy, rozmowy, odpoczynku i rozrywki. Jeżeli najważniejsze wystąpienie kończy się o 14:00, a część integracyjna zaczyna dopiero wieczorem, część gości może po prostu wyjechać. Jeśli natomiast przejście pomiędzy kolejnymi etapami wydarzenia jest naturalne, znacznie łatwiej utrzymać uczestników do końca. Dlatego konferencję i integrację warto od początku traktować jako jedno wydarzenie, a nie dwa osobne projekty połączone wyłącznie datą i miejscem.
Jedno wydarzenie może realizować kilka celów
Dobrze przygotowana konferencja firmowa może jednocześnie przekazywać wiedzę, prezentować strategię, integrować zespół, wzmacniać relacje z partnerami i budować wizerunek organizacji. Warunkiem jest jednak spójny scenariusz. W Amer Event przygotowanie wydarzenia zaczyna się od określenia jego celu, grupy uczestników i oczekiwanego efektu. Dopiero później dobierane są odpowiednie rozwiązania programowe, techniczne i organizacyjne. Jesienna konferencja nie musi więc kończyć się wraz z ostatnim slajdem prezentacji. Dobrze zaprojektowana może stać się wydarzeniem, o którym uczestnicy będą rozmawiać jeszcze długo po powrocie do biura.