Lato zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim jedno z najbardziej wyczekiwanych wydarzeń w kalendarzu wielu firm: piknik integracyjny. To doskonała okazja, by podziękować pracownikom za wysiłek pierwszej połowy roku, wzmocnić relacje w zespole i po prostu razem dobrze się bawić. Tylko że, dobrze zorganizowany piknik firmowy to nie kwestia kilku telefonów i zamówienia grilla. Za udanym eventem stoi dziesiątki decyzji, terminów i szczegółów, które łatwo przeoczyć. W naszym wpisie przeprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces planowania, tak żebyś w dniu imprezy mógł się skupić wyłącznie na zabawie z zespołem.
Zacznij wcześniej, niż myślisz
Największy błąd przy organizacji pikników firmowych? Zaczynanie zbyt późno. Jeśli planujesz event na czerwiec lub lipiec, pierwsze rozmowy z dostawcami powinieneś zacząć już w maju, a najlepiej w kwietniu. Dobre lokalizacje, sprawdzone firmy eventowe i popularne atrakcje rozchodzą się błyskawicznie w sezonie letnim. Przyjmij zasadę: minimum 6 tygodni od startu planowania do dnia imprezy. Im większa firma i im bardziej rozbudowany program, tym więcej czasu potrzebujesz.
Krok 1: Określ cel i budżet
Zanim zaczniesz szukać lokalizacji i atrakcji, odpowiedz sobie na kilka podstawowych pytań:
Po co organizujesz ten piknik? Czy chodzi o integrację nowego zespołu, podziękowanie pracownikom za wyniki, uczczenie jubileuszu firmy, a może po prostu coroczną tradycję? Cel imprezy wpływa na dobór formuły, atrakcji i oprawy.
Ilu gości zapraszasz? Czy to event tylko dla pracowników, czy zapraszasz również rodziny i dzieci? To kluczowa informacja przy wyborze miejsca i planowaniu programu. Jaki masz budżet na osobę? Widełki cenowe przy piknikach firmowych są bardzo szerokie, od kameralnych spotkań przy niskich kosztach, po rozbudowane eventy z profesjonalną oprawą artystyczną. Określenie budżetu na wstępie pozwala uniknąć rozczarowań na etapie wycen.
Krok 2: Wybór lokalizacji
Lokalizacja to jeden z najważniejszych elementów całej układanki. Przy wyborze miejsca na piknik firmowy weź pod uwagę: Dostępność komunikacyjną. Nie wszyscy pracownicy mają samochód. Upewnij się, że miejsce jest dostępne komunikacją zbiorową lub zapewnij transport. Infrastrukturę. Czy obiekt ma zaplecze sanitarne, parking, prąd dla sprzętu eventowego, zadaszone powierzchnie na wypadek deszczu?
Przestrzeń. Na 100 osób potrzebujesz zupełnie innej przestrzeni niż na 400. Sprawdź, czy teren pomieści planowane atrakcje, scenę, catering i strefy odpoczynku. Pozwolenia. Organizacja imprezy w przestrzeni publicznej, na plaży czy w parku często wymaga formalności. Amer Event zadba o to za Ciebie!
Krok 3: Program i atrakcje
Tu zaczyna się prawdziwa zabawa. Dobry program to złoty środek między aktywnością a swobodną atmosferą, między integracją a odpoczynkiem.
Gry i zabawy zespołowe to serce każdego pikniku firmowego. Olimpiady pracownicze, questy terenowe, turnieje sportowe, dmuchane tory przeszkód, symulatory, gry wielkoformatowe takie jak gigantyczne szachy czy jenga – wszystko to świetnie sprawdza się na świeżym powietrzu i angażuje nawet najbardziej opornych uczestników. Strefa dla dzieci jest niezbędna, jeśli zapraszasz rodziny. Dmuchańce, malowanie twarzy, animatorzy, warsztaty kreatywne – te atrakcje pozwalają rodzicom naprawdę się zrelaksować, bo wiedzą, że ich pociechy są zajęte i bezpieczne.
Pokazy artystyczne podnoszą rangę wydarzenia. Profesjonalny wokalista, band, pokaz tańca, akrobaci czy iluzjonista robią ogromne wrażenie i tworzą momenty, o których pracownicy rozmawiają długo po imprezie. Catering. Zadbaj o różnorodność. Grill to klasyk, ale warto pomyśleć o strefach z przekąskami, barze sokowym, food truckach z różnymi kuchniami świata. Pamiętaj o opcjach wegetariańskich, wegańskich i bezglutenowych.
Krok 4: Oprawa techniczna
Profesjonalny sound system, oświetlenie sceniczne, nagłośnienie strefy plenerowej, generatory prądu, namioty i parasole na wypadek zmiany pogody – to wszystko składa się na komfort uczestników i płynność imprezy.
Niedocenianie zaplecza technicznego to jeden z najczęstszych błędów przy samodzielnej organizacji eventów. Złe nagłośnienie potrafi zepsuć nawet najlepszy program artystyczny. Zbyt mała liczba miejsc siedzących powoduje zmęczenie i rozdrażnienie gości.
Krok 5: Komunikacja i logistyka
Dobrze zaplanowana logistyka jest niewidoczna dla uczestników, właśnie dlatego, że wszystko działa sprawnie. Co warto załatwić: Zaproszenia i potwierdzenia obecności wyślij z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej 3 tygodnie przed eventem. Podaj dokładną lokalizację z mapką lub linkiem do nawigacji. Poinformuj o dress code, jeśli jest wymagany. Zadbaj o oznakowanie na miejscu, tak żeby goście wiedzieli, gdzie są poszczególne strefy.
Kiedy warto zlecić organizację profesjonalistom?
Odpowiedź jest prosta: zawsze, kiedy zależy Ci na tym, żeby impreza naprawdę się udała. Samodzielna organizacja pikniku firmowego dla kilkudziesięciu lub kilkuset osób to ogromne przedsięwzięcie logistyczne. Koordynacja kilkunastu dostawców, pilnowanie terminów, zarządzanie budżetem, obsługa techniczna na miejscu – to robota na pełny etat przez kilka tygodni. A i tak coś może pójść nie tak. Amer Event zdejmie z Ciebie cały ten ciężar. Zna sprawdzonych podwykonawców, ma własny sprzęt, doświadczenie w zarządzaniu niespodziewanymi sytuacjami i, co najważniejsze, gwarancję, że impreza wypali tak, jak zaplanowano. W Amer Event organizujemy pikniki firmowe od ponad 15 lat. Obsługujemy eventy dla kilkudziesięciu do kilkuset osób, w plenerze i w obiektach, na terenie Bydgoszczy, Poznania, Gdańska, Warszawy oraz wielu innych rejonów w których zyskujemy grono zaufanych klientów. Jeśli planujesz letni event dla swojego zespołu, odezwij się do nas. Razem stworzymy piknik, o którym Twoi pracownicy będą mówić przez lata.