Najgorszy scenariusz eventu firmowego? Atrakcje są zamówione, prowadzący gotowy, muzyka gra, a uczestnicy stoją w swoich stałych grupach, rozmawiają wyłącznie z osobami z własnego działu i ostrożnie omijają kolejne punkty programu. Wszystko teoretycznie się zgadza, tylko integracji właściwie nie ma. Dobre atrakcje na event firmowy nie powinny być przypadkowym zbiorem efektownych pomysłów. Muszą pasować do uczestników, miejsca, pory roku, charakteru przedsiębiorstwa i celu wydarzenia. Innego programu potrzebuje jubileusz firmy, innego piknik rodzinny, a jeszcze innego wyjazd zespołu, który na co dzień pracuje zdalnie i widuje się kilka razy w roku. Jak zatem wybrać atrakcje, które rzeczywiście zaangażują ludzi, zamiast stać się tylko kosztowną dekoracją?
Najpierw odpowiedz na pytanie: po co organizujesz event?
Zanim zaczniemy przeglądać gry, warsztaty, pokazy, urządzenia rekreacyjne i scenariusze tematyczne, warto ustalić, jaki efekt ma przynieść wydarzenie. Czy zależy Ci przede wszystkim na integracji pracowników? Chcesz podziękować zespołowi za intensywny rok? Organizujesz jubileusz, premierę produktu, spotkanie z kontrahentami, konferencję albo rodzinny piknik? A może wydarzenie ma połączyć kilka różnych celów? To ważne, ponieważ ta sama atrakcja może świetnie zadziałać podczas swobodnej imprezy integracyjnej, a zupełnie nie pasować do eleganckiej gali. Firmowy turniej i zadania drużynowe mogą przełamać bariery między pracownikami, natomiast efektowny pokaz artystyczny lepiej sprawdzi się jako otwarcie lub finał dużego wydarzenia. Najpierw powinien powstać pomysł na emocje, które chcemy wywołać. Dopiero później dobieramy konkretne atrakcje.
Gry integracyjne, czyli coś więcej niż firmowa rywalizacja
Gry zespołowe pozostają jednym z najskuteczniejszych sposobów angażowania uczestników, ale pod jednym warunkiem: nie mogą przypominać obowiązkowego szkolenia z komunikacji. Dobra gra integracyjna ma jasne zasady, lekką formę i scenariusz, który zachęca do współpracy. Może to być gra detektywistyczna, terenowa misja, quiz drużynowy, firmowa olimpiada, zadania logiczne, konkurs wiedzy albo rozbudowana rozgrywka tematyczna. Największą wartością takich aktywności nie jest samo wyłonienie zwycięzców. Chodzi o stworzenie sytuacji, w której osoby z różnych działów zaczynają ze sobą rozmawiać, wspólnie podejmują decyzje i poznają się poza codziennymi rolami zawodowymi. Warto jednak pamiętać, że nie każdy uczestnik lubi występować przed grupą albo brać udział w intensywnej rywalizacji. Dlatego dobry program daje możliwość zaangażowania na różnym poziomie. Jedni przejmą rolę liderów, inni będą rozwiązywać zagadki, planować strategię lub po prostu wspierać drużynę.
Warsztaty kreatywne, które zostawiają coś więcej niż zdjęcia
Warsztaty są dobrym wyborem na wydarzenia, podczas których zależy nam na spokojniejszej atmosferze i naturalnych rozmowach między uczestnikami. Tworzenie lasów w słoiku, naturalnych kosmetyków, świec, dekoracji, mieszanek herbat, obrazów czy przedmiotów użytkowych daje uczestnikom konkretne zadanie, ale nie wymusza intensywnej rywalizacji. Ludzie pracują obok siebie, wymieniają się pomysłami i mają przestrzeń na swobodną rozmowę. Jeszcze ciekawszym rozwiązaniem może być połączenie warsztatów z działaniami społecznymi. Podczas zrealizowanej przez Amer Event integracji CSR uczestnicy przygotowywali między innymi lampiony, donice, świece, lasy w słoiku i obrazy, które następnie przekazano na festyn charytatywny. Dzięki temu wspólna aktywność nie kończyła się wraz z eventem, lecz przynosiła realny efekt. Taki format dobrze sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma chce połączyć integrację z wartościami marki i zaangażowaniem społecznym.
Wieczór tematyczny, który przenosi gości do innego świata
Dobrze zrealizowany wieczór tematyczny nie polega na ustawieniu kilku dekoracji i dodaniu odpowiedniej muzyki. Motyw powinien być widoczny w scenografii, oświetleniu, strojach obsługi, atrakcjach, menu, oprawie artystycznej i sposobie prowadzenia wydarzenia. Możliwości jest wiele: lata 20., Wielki Gatsby, kasyno, Moulin Rouge, podróż dookoła świata, klimat filmowy, tropikalna wyspa, impreza piracka, futurystyczne show czy zimowe Ice Party. Motyw przewodni ma jeszcze jedną ważną zaletę: porządkuje całe wydarzenie. Zamiast kilku niezwiązanych ze sobą atrakcji uczestnicy otrzymują spójną historię. Łatwiej ich wtedy zainteresować kolejnymi punktami programu i stworzyć atmosferę, którą zapamiętają na dłużej. Amer Event realizował między innymi wieczory w stylu Wielkiego Gatsby’ego, lat 20. oraz Ice Party, a także programy oparte na podróży dookoła świata.
Strefa kasyna na event firmowy
Kasyno eventowe jest propozycją szczególnie dobrze dopasowaną do gali, bankietu, jubileuszu lub spotkania z klientami i partnerami biznesowymi. Uczestnicy mogą spróbować swoich sił przy stołach do ruletki, pokera czy blackjacka, oczywiście bez gry na prawdziwe pieniądze. Atrakcja daje emocje, ale nie wymaga stroju sportowego, dużej przestrzeni ani skomplikowanego przygotowania ze strony gości. Co ważne, kasyno naturalnie sprzyja rozmowom. Przy stołach spotykają się osoby, które wcześniej mogły się nie znać, a sama rozgrywka szybko daje im wspólny temat. Podczas Balu Koszykarza Amer Event połączył strefę kasyna między innymi z flipperami, dartem oraz refleksomierzem, tworząc kilka różnych form swobodnej rywalizacji.
Atrakcje na piknik firmowy
Piknik firmowy zazwyczaj gromadzi bardziej zróżnicowaną grupę niż klasyczna integracja. W wydarzeniu mogą brać udział pracownicy, ich partnerzy, dzieci, przedstawiciele różnych działów oraz osoby w bardzo różnym wieku. Dlatego jedna główna atrakcja zwykle nie wystarczy. Lepiej zbudować kilka uzupełniających się stref. Mogą to być urządzenia rekreacyjne, tory przeszkód, konkurencje sportowe, dmuchańce, gry plenerowe, rodzinne turnieje, animacje dla dzieci, strefy kreatywne, fotobudki, konkursy, pokazy i miejsca przeznaczone do odpoczynku. Amer Event organizuje zarówno kameralne spotkania, jak i duże pikniki dla setek uczestników, łącząc atrakcje ze scenariuszem, zapleczem technicznym i logistyką wydarzenia. Najważniejsza zasada brzmi: uczestnicy powinni mieć wybór. Jedna osoba chce wystartować w turnieju, druga spędzić czas z dziećmi, trzecia spokojnie porozmawiać ze współpracownikami. Dobrze zaplanowany piknik nie zmusza wszystkich do robienia tego samego.
Pokazy artystyczne jako mocny punkt programu
Pokaz artystyczny może otworzyć wydarzenie, rozdzielić jego kolejne części albo stać się wyczekiwanym finałem. W zależności od charakteru imprezy można wykorzystać występy muzyczne, taneczne, akrobatyczne, iluzjonistyczne, multimedialne lub interaktywne. Najważniejsze, aby pokaz pasował do miejsca i atmosfery wydarzenia. Innej oprawy potrzebuje kameralny bankiet, innej konferencja, a jeszcze innej duża gala firmowa. Nie zawsze warto umieszczać pokaz na samym początku. Goście często potrzebują czasu, aby wejść w atmosferę imprezy, przywitać się i znaleźć swoje miejsce. Efektowna atrakcja pokazana zbyt wcześnie może nie wywołać takiego wrażenia, jakie zrobiłaby godzinę później. Amer Event dobiera występy artystyczne do charakteru gali, bankietu, pikniku, konferencji oraz motywu przewodniego wydarzenia.
Fotobudka, fotobox i atrakcje pozostawiające pamiątkę
Fotobudka jest już dobrze znanym elementem eventów, ale nadal może skutecznie angażować uczestników. Szczególnie gdy nie działa jako przypadkowy dodatek, lecz jest dopasowana do motywu imprezy i identyfikacji wizualnej firmy. Personalizowane tło, rekwizyty związane z branżą, oznaczenie jubileuszu, logo wydarzenia albo natychmiastowy dostęp do zdjęć sprawiają, że atrakcja staje się częścią komunikacji marki. Podobną funkcję mogą pełnić krótkie nagrania wideo, stanowiska wykorzystujące efekt slow motion, zdjęcia panoramiczne lub specjalnie przygotowane scenografie. Uczestnicy otrzymują pamiątkę, a firma materiały, które mogą później wykorzystać w komunikacji wewnętrznej lub mediach społecznościowych.
Atrakcje kulinarne i degustacje
Jedzenie podczas imprezy firmowej nie musi pełnić wyłącznie roli cateringu. Może samo stać się częścią programu. Pokaz barmański, degustacja, warsztaty kulinarne, stanowiska tematyczne, wspólne przygotowanie potraw czy widowiskowy live cooking pomagają zgromadzić ludzi w jednym miejscu i rozpocząć rozmowę. To dobra propozycja szczególnie dla uczestników, którzy nie czują się dobrze w konkurencjach sportowych lub występach przed publicznością. Atrakcja kulinarna jest dostępna, niewymuszona i zwykle nie wymaga dodatkowej zachęty ze strony prowadzącego.
Atrakcje na event dla pracowników zdalnych
Zespoły pracujące zdalnie mają specyficzne potrzeby. Ich członkowie mogą dobrze znać swoje kompetencje zawodowe, ale jednocześnie prawie nic o sobie nie wiedzieć. W takim przypadku warto postawić na atrakcje, które szybko przełamują dystans, lecz nie wymagają natychmiastowego dzielenia się prywatnymi historiami. Dobrze sprawdzają się zadania drużynowe, gry scenariuszowe, warsztaty, lekkie quizy, wspólne wyzwania i formaty, w których uczestnicy mają jasno określony cel. Należy natomiast uważać na zbyt długie prezentacje, oficjalne przemówienia i program wypełniony od początku do końca. Pracownicy zdalni często potrzebują po prostu czasu na swobodne rozmowy twarzą w twarz.
Ile atrakcji powinno znaleźć się na evencie firmowym?
Więcej nie zawsze znaczy lepiej. Zbyt duża liczba atrakcji może sprawić, że wydarzenie stanie się chaotyczne, uczestnicy nie będą wiedzieli, gdzie powinni się znaleźć, a kolejne punkty programu zaczną ze sobą konkurować. Zamiast dziesięciu przypadkowych propozycji lepiej przygotować jedną główną atrakcję, która nada wydarzeniu charakter, kilka aktywności dodatkowych dostępnych przez dłuższy czas, spokojną przestrzeń do rozmów i odpoczynku oraz dobrze zaplanowane otwarcie i finał wydarzenia. Program powinien mieć swój rytm. Uczestnicy potrzebują momentów aktywności, ale również czasu na posiłek, rozmowy i złapanie oddechu. Szczególnie podczas wydarzeń trwających kilka godzin.
Najczęstszy błąd: atrakcje niedopasowane do uczestników
Efektowna atrakcja może świetnie wyglądać w ofercie i jednocześnie zupełnie nie zadziałać podczas konkretnego wydarzenia. Intensywne konkurencje sportowe nie będą dobrym wyborem dla każdej grupy. Warsztaty kreatywne mogą nie pasować do szybkiego spotkania sprzedażowego. Głośny koncert utrudni rozmowy podczas eventu dla kontrahentów, a długa gala sceniczna może zmęczyć uczestników pikniku rodzinnego. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, ilu będzie uczestników, jaki jest ich wiek i charakter pracy, czy osoby się znają, czy udział w atrakcjach ma być aktywny czy dobrowolny, ile czasu potrwa wydarzenie, jakie możliwości daje miejsce, co zrobimy w przypadku złej pogody i jaki budżet przeznaczono na program. Dopiero po zebraniu tych informacji można rozsądnie dobrać atrakcje.
Gotowy pakiet czy indywidualny scenariusz?
Gotowy program może być dobrym punktem wyjścia, szczególnie gdy firma organizuje klasyczną integrację dla niewielkiego zespołu. Przy większych wydarzeniach warto jednak stworzyć scenariusz dopasowany do konkretnej marki i uczestników. Indywidualny program pozwala połączyć różne typy atrakcji, wykorzystać historię firmy, jej produkty, wartości, branżowe żarty lub ważne momenty z ostatnich lat. Dzięki temu wydarzenie nie wygląda jak impreza, którą równie dobrze można byłoby przygotować dla dowolnego przedsiębiorstwa. Amer Event od ponad 15 lat organizuje wydarzenia w hotelach, siedzibach firm, na stadionach, plażach i w przestrzeniach plenerowych. W ofercie znajdują się między innymi programy integracyjne, wieczory tematyczne, pikniki, gale, bankiety, konferencje, pokazy artystyczne, urządzenia rekreacyjne oraz zaplecze techniczne.
Najlepsza atrakcja to taka, o której ludzie rozmawiają następnego dnia
Nie trzeba organizować najbardziej spektakularnego wydarzenia w historii firmy. Trzeba stworzyć takie, podczas którego uczestnicy rzeczywiście będą chcieli być razem. Czasem będzie to rozbudowana gra terenowa. Innym razem warsztaty połączone z działaniem charytatywnym, tematyczny wieczór, strefa kasyna, rodzinny piknik albo pokaz, który stanie się mocnym finałem imprezy. Dobra atrakcja nie istnieje sama dla siebie. Ma przełamywać bariery, uruchamiać rozmowy, budować emocje i tworzyć wspomnienia. Gdy jest częścią spójnego scenariusza, event przestaje być tylko kolejnym firmowym obowiązkiem. Planujesz imprezę integracyjną, piknik, galę, jubileusz lub spotkanie dla kontrahentów? Amer Event pomoże Ci dobrać atrakcje, przygotować scenariusz i zorganizować wydarzenie od pierwszego pomysłu aż po realizację. Nie musisz wiedzieć, jakie rozwiązanie będzie najlepsze. Wystarczy, że opowiesz nam o swojej firmie, uczestnikach oraz celu wydarzenia. Resztą zajmie się doświadczony zespół.