Zaplanowałeś piknik firmowy na świeżym powietrzu. Zarezerwowałeś miejsce, zamówiłeś catering, potwierdziłeś atrakcje. A potem sprawdzasz prognozę pogody na tydzień przed imprezą i widzisz symbol chmury z deszczem.
To jeden z największych koszmarów każdego organizatora eventów. Ale wcale nie musi oznaczać katastrofy. Doświadczone firmy eventowe wiedzą, że plan B nie jest oznaką pesymizmu, lecz profesjonalizmu. W tym artykule pokażemy Ci, jak przygotować awaryjny scenariusz, który ocali imprezę niezależnie od tego, co przyniesie niebo.
Zanim w ogóle dojdzie do deszczu: planuj z wyprzedzeniem
Największy błąd przy organizacji eventów plenerowych to brak planu B w ogóle. Wiele firm zakłada, że czerwiec czy lipiec gwarantuje piękną pogodę. Statystyki mówią co innego: letnie burze, nagłe ochłodzenia i całodzienne opady to w Polsce norma, nie wyjątek. Dlatego rozmowę o scenariuszu awaryjnym warto przeprowadzić już na etapie pierwszych ustaleń z firmą eventową, nie na dwa dni przed imprezą. Im wcześniej wiesz, jakie masz opcje, tym spokojniej możesz spać w przeddzień wydarzenia.
Opcja pierwsza: hybryda plener i sala
Jeśli w pobliżu miejsca imprezy znajduje się budynek z odpowiednią przestrzenią, warto zaplanować układ hybrydowy. Część integracyjna i sportowa odbywa się na zewnątrz, a na wypadek deszczu część kulinarna, artystyczna i wypoczynkowa przenosi się do środka. Taki układ działa dobrze przy piknikach rodzinnych, gdzie dzieci i starsze osoby szczególnie doceniają możliwość schronienia się w suchym i ciepłym miejscu, podczas gdy bardziej aktywni uczestnicy chętnie zostają na dworze nawet przy lekkim deszczu.
Plener? Tak! Ale co w przypadku brzydkiej pogody?
Opcja druga: zmiana lokalizacji
Czasem najprostszym rozwiązaniem jest przeniesienie imprezy do obiektu krytego. Hala sportowa, zabytkowa stodoła, przestrzeń industrialna, sala bankietowa z ogrodem, takich miejsc jest w Polsce coraz więcej i wiele z nich świetnie nadaje się na firmowe eventy. To rozwiązanie wymaga wcześniejszego zabukowania alternatywnej lokalizacji, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Jednak przy dużych imprezach, gdzie wchodzi w grę kilkaset osób, koszt rezerwacji awaryjnej lokalizacji to ułamek tego, co firma straciłaby na odwołaniu lub przełożeniu eventu.
Opcja trzecia: przełożenie na konkretny termin zapasowy
Przy niektórych imprezach, szczególnie tych z rozbudowanym programem artystycznym i dużą liczbą gości, najlepszym wyjściem jest ustalenie z góry terminu zapasowego. Komunikujesz pracownikom dwie daty: główną i rezerwową. Decyzję o wyborze podejmujesz na 48 lub 72 godziny przed imprezą na podstawie aktualnej prognozy. To rozwiązanie wymaga elastyczności po stronie uczestników, ale daje największy komfort organizacyjny i pozwala zachować pełen program bez kompromisów.
Co powinno znaleźć się w każdym planie B?
Dobry scenariusz awaryjny to nie tylko dach nad głową. To kompletna odpowiedź na pytanie: co robimy, gdy pogoda nie dopisze? Oto elementy, o których warto pomyśleć zawczasu: Komunikacja z uczestnikami. Kto i w jaki sposób informuje pracowników o zmianie planu? Ustal z wyprzedzeniem kanał komunikacji i osobę odpowiedzialną za rozesłanie informacji.
Logistyka sprzętu. Część atrakcji plenerowych nie nadaje się do użytku w deszczu lub pod namiotem. Sprawdź zawczasu, które elementy programu możesz przenieść do wewnątrz, a które wymagają zastąpienia alternatywą. Catering. Grill w deszczu to wyzwanie logistyczne. Upewnij się, że Twój dostawca cateringu ma plan awaryjny dotyczący zarówno miejsca wydawania posiłków, jak i ewentualnej zmiany menu. Sprzęt techniczny. Nagłośnienie i oświetlenie plenerowe to drogi sprzęt, który nie lubi wilgoci. Profesjonalna firma eventowa powinna mieć odpowiednie zabezpieczenia oraz protokół postępowania przy zmianie warunków pogodowych.
Dlaczego warto mieć plan B przygotowany przez profesjonalistów?
Samodzielne zarządzanie kryzysem pogodowym w dniu imprezy przy jednoczesnym pilnowaniu cateringu, atrakcji, gości i programu to zadanie ponad siły jednej osoby. Stres jest gwarantowany, a ryzyko błędów bardzo wysokie. Profesjonalna firma eventowa ma opracowane procedury awaryjne, sprawdzonych dostawców namiotów i obiektów zastępczych oraz wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu niespodziewanymi sytuacjami. Dla niej deszczowy dzień to nie katastrofa, lecz jeden z możliwych scenariuszy, na który jest przygotowana. W Amer Event każdy event plenerowy planujemy z uwzględnieniem wariantu awaryjnego. Dbamy o to, żeby nawet kapryśna polska pogoda nie była w stanie zepsuć imprezy, na którą Twoi pracownicy czekali przez cały rok. Jeśli planujesz letni event na świeżym powietrzu, porozmawiajmy o tym, jak zabezpieczyć go od strony logistycznej.